KI-Beratung: Wo künstliche Intelligenz im Unternehmen tatsächlich trägt
Die meisten KI-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass am falschen Ende begonnen wurde. Wir analysieren zuerst, wo sich der Einsatz rechnet, und bauen dann genau das. Beides von denselben Leuten.
Wann Beratung sinnvoll ist und wann nicht
Nicht jedes Unternehmen braucht eine Analyse. Wenn klar ist, welcher Prozess automatisiert werden soll, und dieser sich beschreiben lässt, kann direkt gebaut werden. Eine Beratung würde in dem Fall nur Zeit und Geld kosten.
Beratung lohnt sich
- Mehrere Bereiche kommen in Frage, die Priorität ist unklar
- Es gab bereits einen Anlauf, der nicht zum Ziel führte
- Die Datenschutzfrage ist ungeklärt
- Mehrere Werkzeuge im Einsatz, keines konsequent genutzt
- Budget vorhanden, aber keine Entscheidungsgrundlage
Direkt umsetzen
- Der Prozess ist klar benannt und abgegrenzt
- Die beteiligten Systeme sind bekannt
- Es gibt einen internen Ansprechpartner
- Der Nutzen lässt sich grob beziffern
- Ein erster Anwendungsfall genügt
Wie wir arbeiten
Unser Ausgangspunkt ist immer der Prozess, nie das Werkzeug. Wir schauen uns an, welche Tätigkeiten wiederkehren, wie viel Zeit sie binden und an welcher Stelle Entscheidungen fallen. Daraus ergibt sich, ob eine einfache Automatisierung reicht oder ein KI-Agent nötig ist.
Wir empfehlen nur, was wir selbst bauen würden. Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Beratung ohne Umsetzungsverantwortung neigt zu ambitionierten Empfehlungen, weil der Aufwand jemand anderes trifft. Wir sitzen in derselben Verantwortung.
Unsere Prüffrage: Würden wir diese Automatisierung in unserem eigenen Betrieb einsetzen? Wenn nein, empfehlen wir sie auch nicht. Unser eigenes System läuft seit über zwölf Monaten, alles was wir anbieten, ist dort erprobt.
Die Potenzialanalyse im Detail
Gespräche mit den Fachbereichen
Vier bis acht Gespräche von je etwa einer Stunde, mit den Menschen, die die Arbeit tatsächlich machen. Nicht nur mit der Leitungsebene, weil dort der tatsächliche Zeitaufwand oft unterschätzt wird.
Bestandsaufnahme der Systeme
Welche Systeme sind im Einsatz, welche haben Schnittstellen, wo liegen die Daten? Ein Prozess mag sich lohnen, aber wenn das führende System keine Schnittstelle hat, ändert das die Bewertung.
Datenklassifizierung
Wir teilen die Daten in drei Klassen: unkritisch, sensibel, streng vertraulich. Daraus folgt, welche Verarbeitung wo stattfinden darf. Diese Festlegung bestimmt die Architektur und gehört deshalb an den Anfang.
Priorisierung und Empfehlung
Jeder gefundene Anwendungsfall wird nach geschätztem Aufwand und erwarteter Entlastung bewertet. Das Ergebnis ist eine Rangfolge mit einer klaren Empfehlung, womit begonnen werden sollte und warum.
Wo KI im Mittelstand meist trägt
Die folgende Einschätzung stammt aus unseren Projekten. Sie ersetzt keine Analyse, gibt aber eine erste Orientierung.
| Bereich | Typische Anwendungen | Eignung |
|---|---|---|
| Verwaltung und Backoffice | Rechnungsprüfung, Dokumentenablage, Stammdatenpflege, Terminkoordination | sehr hoch |
| Vertrieb | Angebotserstellung, Leadqualifizierung, Nachfassen, Wettbewerbsbeobachtung | hoch |
| Kundenservice | Standardanfragen, Statusauskünfte, Vorqualifizierung, Wissensdatenbank | hoch |
| Marketing | Content-Produktion, Übersetzung, Bildaufbereitung, Kanalverteilung | hoch |
| Einkauf | Angebotsvergleich, Lieferantenrecherche, Preisbeobachtung | mittel |
| Produktion | Qualitätsdokumentation, Schichtübergaben, Störungsprotokolle | situativ |
Auffällig ist, dass Verwaltung und Backoffice fast immer an erster Stelle stehen. Dort ist der Anteil wiederkehrender Tätigkeiten am höchsten, und die Prozesse sind meist gut genug dokumentiert, um sie abzubilden.
Fünf Fehler, die wir regelmäßig sehen
Mit dem Werkzeug statt mit dem Problem anfangen
Die Frage lautet nicht, was ein bestimmtes Werkzeug kann, sondern welche Aufgabe im Unternehmen zu viel Zeit frisst. Wer vom Werkzeug her denkt, baut Lösungen für Probleme, die niemand hat.
Den aufwendigsten Prozess zuerst angehen
Der komplexeste Prozess verspricht die größte Ersparnis und scheitert am häufigsten. Der erste Anwendungsfall sollte klein genug sein, um in drei Wochen zu funktionieren, damit im Unternehmen Vertrauen entsteht.
Die Betriebskosten übersehen
Die Entwicklung wird kalkuliert, der laufende Betrieb nicht. Modellkosten, Wartung und Nachjustierung summieren sich. Eine Automatisierung, die im Betrieb mehr kostet als die manuelle Bearbeitung, kommt öfter vor als man denkt.
Ohne Datenfreigabe-Konzept starten
Wenn erst nach dem Aufbau geklärt wird, welche Daten das Haus verlassen dürfen, muss oft neu gebaut werden. Diese Frage gehört an den Anfang, nicht ans Ende.
Die Belegschaft übergehen
Automatisierung wird als Bedrohung wahrgenommen, wenn sie ohne Erklärung eingeführt wird. Wer die Fachbereiche von Anfang an einbindet, bekommt bessere Anforderungen und weniger Widerstand.
Was wir nicht anbieten
Wir halten es für fair, das offen zu sagen, statt es im Gespräch herauszufinden.
- — Keine reine Strategiearbeit ohne Umsetzung. Wenn Sie ein Konzeptpapier für die Geschäftsführung brauchen, das niemand umsetzen soll, sind wir die falsche Adresse.
- — Keine eigenen Modelle von Grund auf. Wir trainieren keine Sprachmodelle. Wir nutzen vorhandene und verbinden sie mit Ihren Prozessen. Für über neunundneunzig Prozent der Anwendungsfälle ist das die richtige Wahl.
- — Keine Rechtsberatung. Wir kennen die praktischen Anforderungen an den Umgang mit Daten und richten Systeme danach aus. Die rechtliche Prüfung im Einzelfall gehört zu einem Fachanwalt.
- — Keine Schulungen ohne technischen Bezug. Wir schulen die Menschen, die mit den von uns gebauten Systemen arbeiten. Allgemeine KI-Grundlagenschulungen bieten andere besser an.
Konditionen
| Leistung | Dauer | Investition |
|---|---|---|
| Erstgespräch | 45 Minuten | kostenfrei |
| Potenzialanalyse kompakt | 2 Wochen | ab 4.500 Euro |
| Potenzialanalyse ausführlich | 4 bis 6 Wochen | ab 12.000 Euro |
| Laufende Begleitung | monatlich | ab 1.000 Euro |
Wenn die Umsetzung im Anschluss bei uns liegt, rechnen wir die Hälfte der Analysekosten auf das Projekt an.
Häufige Fragen
Häufig gestellte Fragen
Was unterscheidet Ihre KI-Beratung von der einer großen Unternehmensberatung?
Brauchen wir überhaupt Beratung oder können wir direkt loslegen?
Wie lange dauert eine Potenzialanalyse?
Was kostet eine KI-Beratung?
Müssen wir dafür unsere Daten offenlegen?
Was ist, wenn das Ergebnis lautet, dass sich KI bei uns nicht lohnt?
Beraten Sie auch zur Auswahl von KI-Werkzeugen?
Wo würden Sie anfangen?
Im kostenfreien Erstgespräch gehen wir Ihre wiederkehrenden Aufgaben durch und sagen Ihnen, wo sich ein Einstieg lohnt und wo nicht. Auch dann, wenn die Antwort lautet, dass Sie uns nicht brauchen.